아침에 출근하면서 “오늘은 내 팀원들을 최대한 힘들게 만들어야지”라고 생각하는 리더는 없을 것이다. 하지만 현실에서는 많은 리더들이 의도치 않게 직원들에게 불필요한 스트레스와 혼란을 주고 있다. 조사에 따르면, 직원의 84%가 시간 관리를 못하는 상사 때문에 업무가 비효율적이고 스트레스가 증가한다고 답했다.
이것이 단순한 불편함에서 끝나지 않는다는 것이 문제다. 시간 관리를 못하는 관리자를 둔 직원들은 불안, 우울증, 고혈압, 만성 스트레스 등을 겪으며 심각한 건강 문제까지 경험할 수 있다. 단순히 바빠서 미팅에 몇 분 늦는 것이 아니라, 직원들에게 불필요한 긴급 상황을 만들고, 업무 부담을 과중하게 하며, 필수적인 지원을 놓치는 것이 실제로 얼마나 심각한 영향을 미치는지 생각해볼 필요가 있다.
그렇다면, 많은 리더들이 무심코 저지르는 시간 관리 실수는 무엇일까? 그리고 이를 어떻게 해결할 수 있을까?
"첫째, 팀의 업무량을 고려하지 않고 일을 던진다."
리더의 역할 중 하나는 팀원들에게 업무를 배분하는 것이다. 하지만 여기에는 중요한 전제가 있다. 팀원들이 처리할 수 있는 업무량을 정확히 파악해야 한다. 현실에서는 이 부분이 종종 간과된다.
리더가 업무를 무작정 던지면 팀원들은 과부하에 걸린다. 일의 양이 많아질수록 업무의 질이 떨어지고, 일이 쌓이다 보면 “이걸 다 끝낼 수 있을까?”라는 불안감에 아예 손을 놓아버리는 경우도 생긴다. 결국, 회사가 원하는 성과를 내기는커녕 팀원들은 극심한 스트레스와 번아웃에 시달리게 된다.
이를 방지하려면, 팀원들이 현재 어떤 업무를 하고 있는지 한눈에 볼 수 있는 시스템을 만들어야 한다. 이를 위해 업무 관리 툴이나 협업 프로그램을 사용할 수 있다. 여기서 중요한 것은, 단순히 업무를 기록하는 것이 아니라 정기적으로 이를 점검하는 것이다. 주간 회의나 1:1 미팅을 통해 업무량을 조정하고, 팀원들이 부담을 느끼는지 지속적으로 체크해야 한다.
또한, 팀원이 “이건 너무 많아요”라고 이야기했을 때 이를 무시해서는 안 된다. 그들의 말을 귀담아듣고, 우선순위를 조정하는 것이 리더의 역할 이다.
"둘째, 미리 알았던 일을 막판에 떠넘긴다."
리더가 자주 저지르는 실수 중 하나는, 충분히 사전에 계획할 수 있었던 일을 갑자기 급한 일로 만들어 팀원들에게 넘기는 것이다. 물론, 급박한 일이 발생할 때도 있지만, 문제는 이러한 상황이 상습적으로 반복될 때다.
팀원들에게 업무를 맡길 때는 미리 준비할 시간을 주는 것이 핵심이다. 이를 위해서는 우선 새로운 업무가 생겼을 때 즉시 “이걸 내가 할 필요가 있을까? 아니면 팀원에게 맡길 수 있을까?”를 고민해야 한다. 만약 위임할 수 있는 일이라면, 최대한 빨리 업무를 배정해야 한다.
또한, 장기적인 프로젝트를 관리하기 위해서는 로드맵을 명확히 설정하는 것이 중요하다. 프로젝트의 주요 일정, 마감 기한, 담당자, 승인 프로세스를 명확히 정의해두면 갑작스럽게 팀원들에게 업무를 몰아주는 상황을 피할 수 있다. 정기적으로 이를 점검하고, 주요 일정이 다가오면 미리 준비할 수 있도록 하는 것이 중요하다.
이와 더불어, 분기별 혹은 월별로 주요 업무 일정을 점검하는 습관을 들이면 좋다. 예를 들어, 중요한 발표나 회의가 있다면 몇 주 전에 미리 준비하도록 하고, 팀원들이 “갑자기 다음 주까지 이걸 해야 한다고요?”라는 말을 하는 상황을 애초에 만들지 말아야 한다.
"셋째, 상사의 요청을 무조건 수락한다."
리더가 상사의 요청을 거절하기 어려운 것은 이해할 수 있다. 하지만 무조건 “네”라고 대답하는 것이 꼭 좋은 리더십은 아니다.
상사의 모든 요청을 다 받아들이면, 결국 팀원들에게 그 부담이 전가된다. 그렇게 되면 팀원들은 끊임없이 새로운 업무에 시달리게 되고, 결국에는 핵심 업무에 집중할 수 없는 상황이 된다.
이 문제를 해결하려면, 먼저 팀의 전략적 우선순위를 명확히 정리해야 한다. 그리고 새로운 요청이 들어올 때마다 “이 업무가 현재 우리 팀의 목표와 맞는가?”를 질문해야 한다. 예를 들어, 상사가 새로운 프로젝트를 제안했을 때, 단순히 수락하는 것이 아니라 “현재 우리 팀의 핵심 목표는 A, B, C입니다. 이 프로젝트가 기존 목표보다 더 중요한가요? 아니면 다음 분기로 미뤄도 될까요?”라고 물어보는 것이 필요하다.
만약 팀이 이미 업무량이 꽉 찼다면, “이 새로운 프로젝트를 진행하려면 기존 업무 중 무엇을 줄여야 할까요?”라고 상사와 협의하는 것도 좋은 방법이다. 상사는 불편할 수도 있지만, 결국 이러한 대화를 통해 팀원들을 보호할 수 있다.
"넷째, 팀이 필요할 때 보이지 않는다."
리더가 항상 곁에서 모든 것을 챙길 필요는 없지만, 팀원들이 필요할 때 즉시 지원할 수 있는 환경을 만드는 것이 중요하다.
많은 리더들이 “나는 마이크로매니징을 하지 않는다”는 이유로 팀원들에게 자율성을 부여하지만, 문제는 정작 필요할 때 연락이 되지 않는 경우가 많다는 것이다. 팀원들이 혼자 고민하고, 방향을 잡지 못한 채 시간을 낭비하게 되는 상황이 적잖게 발생한다.
이 문제를 해결하려면, 먼저 정기적인 1:1 미팅을 일정에 포함하고, 이를 최대한 유지하는 것이 중요하다. 그리고 ‘오피스 아워’를 운영해 특정 시간 동안 팀원들이 자유롭게 찾아와 질문할 수 있도록 하는 것도 효과적인 방법이다.
또한, 긴급한 상황에서 팀원들이 어떻게 연락할 수 있는지 명확히 정해두는 것도 중요하다. 이메일, 메신저, 전화 중 어떤 방식이 가장 빠른지 사전에 공유하면 불필요한 커뮤니케이션 문제를 줄일 수 있다.
"다섯째, 팀원의 성과를 인정하지 않는다."
마지막으로, 시간 관리를 못하는 리더들이 흔히 저지르는 실수 중 하나는 팀원의 성과를 제대로 인정하지 않는 것이다. 바쁜 일정 속에서 팀원들이 보낸 자료나 보고서를 확인하고도 아무런 피드백을 주지 않는다면, 그들은 “내가 한 일이 중요하지 않은가?”라는 생각을 하게 된다.
리더가 작은 피드백이라도 꾸준히 제공하면, 팀원들은 자신의 업무가 가치 있다는 것을 느끼고 동기 부여를 받을 수 있다.
작은 변화부터 시작하면 된다. 이메일을 받을 때 “자료 확인했습니다. 감사합니다.”라고 짧게라도 답장을 보내는 것부터 시작해 보자. 그리고 회의나 발표 전에 팀원들의 기여도를 공식적으로 언급하는 것도 좋은 방법이다. 작은 인정과 감사가 쌓이면, 팀원들의 업무 몰입도도 크게 달라진다.
Source: Elizabeth Grace Saunders (Feb 5, 2025), "Don’t Let Bad Time Management Undermine Your Leadership", HBR Blog. (ChatGPT 활용 정리)
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