간단함(brief)과 간결함(concise)의 차이

수없이 메일을 주고 받는 데도 업무가 지지부진하다. 최대한 공을 들여 짧은 이메일을 보낸다. 그러나 여러 관련 부서들과 커뮤니케이션하는 일은 번거롭고 더디기만 하다.

"짧다고 간결한 건 아니다."

최대한 간단하게 메시지를 전달했는데 상대로부터 이런 피드백을 받으면 당혹스러워진다. 

간결함(concise)이란 가능한 짧은 말로 전달하는 것이다. 동시에 의미 전달이 명료해야 한다.

예컨대, 짧게 메시지를 전달했지만 충분한 정보가 담겨 있지 않다면, 간결함의 요건을 충족시키지 못한 것이다.

"간단함과 간결함의 차이는 무엇인가?"

더 적은 단어를 사용하는 것은 칭찬할 만하지만, 그 자체로 좋은 글이라 단언할 수 없다. 

메일은 짧게 쓰여 있지만 전달하려는 내용이 충분치 않을 수 있고, 반면에 길게 쓰여 있지만 간결할 수 있다. 때로는 짧게 쓰여서 불친절하고 퉁명스럽게 느껴 지기도 한다. 간단함은 장황하게 쓰여지는 것 못지 않게 상대의 화를 돋울 수 있다. 

일반적으로 짧게 쓰여진 글이 장황한 글 보다는 낫다. 그러나 여기서 중요한 것은 길이가 아니라 간결함에 있다. 

한 작가는 다음과 같이 말한다. 간결함(brevity)은 자신감을 뜻한다. 반면에 장황함(length)은 두려움을 나타낸다. 

정리하자면, 간결함이라 최소한의 단어로 최대한의 의미를 담아내는 것이다. 충분한 메시지가 명료하게 전달되지 않으면 짧을 뿐이지, 간결한 게 아니다.

"간결함을 위한 세가지 팁"

첫째, 초점(focus) 이다.

명확한 초점이 있어야 한다. 간결한 문서는 분명한 목적이 있고, 이를 기반으로 사려 깊은 숙고가 이루어져야 한다. 

간결하기 위해선, 본인이 전달하고 싶은 내용에 대해 깊이 사고하고, 어떻게 이 메시지를 효과적으로 전달할 것인지 충분한 생각이 바탕이 되어야 한다. 초점이 없으면 두서없이 장황한 글을 쓸 수밖에 없다.

둘째, 하나 하나의 단어가 의미가 있어야 한다.

문서 안에 담긴 개별 단어들은 거기에 있어야 하는 이유를 지녀야 한다.

일반적으로, 통상적으로, 기본적으로, 매우, 조금 등의 둔탁한 표현들은 간결함에 잘 어울리지 않는다. 각 단어들은 메시지 전달에 어떤 식으로 든 기여해야 한다. 그렇지 않다면, 과감하게 지워야 한다.

셋째, 필요한 만큼 길게 쓴다.

신제품에 대한 보고서를 써야 한다. 얼마나 길게 써야 할까?

관리자는 '필요한 만큼 길게, 그리고 가능한 빨리' (as long as necessary, as soon as possible)라고 답변을 준다. 

간결함이 짧음을 뜻하지 않는다. 전달하려는 메시지와 이를 효과적으로 전달할 수 있을 만큼 충분한 길이로 쓰여야 간결한 글이 될 수 있다. 

요컨대, 진정 간결함을 추구하고 싶다면, 글을 쓰기 전에 어떤 메시지에 초점을 맞추어 전달할 것인지 깊이 숙고해야 한다. 그리고 단어 하나 하나에 주의를 기울이며, 전달하고자 하는 바를 충분히 길게, 그리고 짧게 담아 낸다. 다른 모든 게 동일하다면, 간결함은 언제나 장황함을 압도한다.

Source: Elizabeth Danziger (July 2023), "Emotionally Intelligent People Know the Difference Between 'Brief' and 'Concise'", Inc.