리더가 이끄는 효과적인 미팅 진행법

Kangil Jang 토요일, 1월 08, 2022 Presentation,

많은 리더들이 미팅이 시작되면 자신의 역할이 끝났다고 생각한다. 또는 자신은 회의 어젠다가 제대로 다뤄지는 지만 관리하는 역할로 이해한다.

그러나 리더는 리더(leader)이다.

미팅의 성과는 리더의 커뮤니케이션 역량에 달려있다고 해도 과언이 아니다. 여기선 리더의 입장에서 미팅을 기획하고 진행하는 법을 다룬다.

"회의 어젠다(agenda) 뿐만 아니라, 제기하고 싶은 포인트(point)를 미리 준비하라."

회의 안건을 정하는 건 유용하기는 하지만, 전달하고자 하는 키 포인트를 효과적으로 전달하기 어렵다. 그래서 안건을 기획할 때, 미팅에서 다루고자 하는 핵심 포인트들을 간략하게 미리 준비하는 게 필요하다.

이 미팅에서 나는 어떤 아이디어를 제기하고 싶은가? 참석자들이 어떤 질문을 고려하고 논의하길 바라는가?

스스로에게 이런 질문을 해보면 미팅에서 논의할 포인트들을 정리하는 데 도움이 된다. 또한 이런 질문들을 회의 초반부나 관련 안건이 나올 때 참석자들에게 공유함으로써 미팅의 효율성을 높일 수 있다.

예컨대 회의 안건은 비어 있는 도화지와 같다. 핵심 포인트는 안건에 방향과 초점을 잡아주는 기능을 한다.

"미팅의 목적(purpose)을 선제시한다."

미팅을 시작하며, 목적을 명시한다. 정보 전달, 아이디어 리뷰, 의사결정 등 미팅에서 얻고자 하는 결과이다.

어떤 이슈를 타진하거나 다룬다(explore or address)는 등의 모호한 표현은 피한다. 목적이 명확하지 않으면 단순한 대화들만 오갈 뿐이지, 실행과 진전을 이루기 어렵다.

그리고 회의 말미에는 해당 목적이 달성되었는지 체크한다.

"참석자들을 가이드 한다."

리더는 미팅 내내 적절한 주도와 전환을 이어가야 한다.

미팅 초반에는 어떤 것들을 다루게 될지, 어떤 흐름으로 진행할지 공유한다. 그리고 미팅 도중에는 각각의 전환 단계에서 어떤 안건으로 넘어가고 있는지 회의 중간 상황을 멤버들에게 상기시키고, 각각의 주제에 대한 논의가 끝나면 간략히 요약하고 해당 논의를 정리하는 멘트를 곁들인다.

이러한 리더의 사전 설명(preview), 전환(transition), 중간 정리(review)는 멤버들이 회의 진행흐름과 논의 결과를 이해하고, 미팅에서 기대하는 바를 파악하고 동참하는 데 도움을 준다.

"잘 듣는다."

항상 참석자들을 향하며 들을 때는 아이 컨택을 유지한다. 화상회의를 할 때는, 화면의 사람 얼굴들을 쳐다 보지 않고 카메라를 응시한다.

상대가 말할 때는 고객을 끄덕거림으로써 경청하고 있음을 적극적으로 표현한다.

상대가 말하는 시간을 당신이 앞으로 무슨 말을 할지 생각하는 시간으로 사용하지 마라. 귀기울이지 않음으로써 상대의 말을 잘못 이해하면 당신에 대한 참석자들의 신뢰에 손상이 갈 수 있다.

상대의 말을 중간에 끊는 걸 피하고 문장을 마무리할 수 있도록 기다린다. 때로는 상대의 말에 끼어들어 상대가 할 문장을 대신 마무리해주는 게, 상대의 말에 적극 긍정하는 태도처럼 보일지도 모르나 이 역시 무례한 행동이다.

회의에서는 늘 오픈 마인드를 유지하고 상대의 말에 반박하고 싶은 욕구를 자제해야 한다. 회의가 본질적으로 추구하는 건 논쟁(debate)이 아니라 대화(dialogue)이다. 그러므로 반론 보다는, 멤버들의 관점을 이해하는데 우선적으로 주력한다.

"질문을 한다."

멤버들과 회의에서, 리더는 탐색적인 질문을 통해 학습의 기회를 얻는다.

참석자들이 아직 논의 주제에 빠져드는 데 더디거나 또는 분위기 전환이 필요할 때도 리더의 질문은 효과적이다.

이 프로젝트를 통해 무엇을 달성하고자 하는가? 이 방안을 회사에 어떻게 적용할 것인가? 등의 질문을 통해 참석자들이 전략적으로 사고하도록 도울 수도 있다.

"의미 있는 다음 스텝으로 끝난다."