Agile 시대의 프로젝트 관리, Output이 아니라 Outcome을 추구하라.

프로젝트 매니저들은 일반적으로 순차적 접근법(linear approach)을 취한다.

프로젝트 완료(done)에 대한 명확한 정의 하에, 사전에 계획된 데드라인과 예산, 그리고 범위 안에서 작업한다.

그런데 애자일(agile) 환경이 일반화되면서, 모든 상황이 고정적이지 않고 연속적으로 변화하고 있다. 전통적인 프로젝트 관리 기법인 간트 차트, 고정 예산(fixed budget), 그리고 세세한 로드맵과 일정 관리는 불가능할 뿐만 아니라, 시간 낭비로 그칠 수 있다.

"산출물(output)이 아니라 결과(outcome)를 추구한다."

애자일 환경에서는 많은 기업들이 소규모의 팀을 선호한다. 짧은 사이클로 일을 진행하고 이 과정에서 연속적으로 학습하는 방식이다. 

이 팀들은 단순히 사전에 정의된 산출물이 아니라 결과를 추구한다. 프로젝트를 진행하는 과정에서 수시로 관련 정보를 수집하며, 적시에 업무의 우선순위를 조정하고 바로 다음에 진행할 최적의 업무를 정한다. 처음에 정한 업무 스케줄을 종교처럼 따르지 않는다.

이러한 진행 방식은 이른바 업무의 예측성을 떨어뜨릴 수 있다. 그리고 사전에 깨알같이 준비된 프로젝트 일정표를 따르는 데 주력하는 전통적인 프로젝트 관리 기법과 배치된다. 하지만 그때그때 변화하는 프로젝트 상황에 유연하게 대처할 수 있다.

"프로젝트 성공 기준(metrics)을 다시 생각한다."

과거의 성공 기준은 정해진 시간과 예산에 맞춰서 특정한 업무를 수행하는 것이다. 

그러나 애자일 환경에서는 Cycle Time이 중요하다. 

예컨대 아이디어 제안에서 실제 제품 생산까지 소요되는 과정을 생각해보자. 특정 아이디어가 실제 투자 가치가 있다고 판단하기 까지 얼마나 신속하게 이루어지는가? 제품 특성들을 기획하고 실제 고객의 손에 들어가기 까지 시간이 얼마나 소요되는가? 프로젝트 팀이 각 단계를 거치는 과정에서 다음 단계로 계속 이어갈 지, 또는 다른 아이디어로 방향을 전환할지 얼마나 빨리 의사결정하는가?

프로젝트 팀은 주관적이고 임의적으로 판단하는 게 아니라, 그때그때 들어오는 고객 정보와 시장 데이터와 같은 객관적인 증거에 따라 적시에 유연하게 의사결정을 내린다. 

마치 세세한 작업 명세서(WBS: Work Breakdown Structure)를 지도처럼 경직되게 따라가는 게 아니라, 시시각각 도로정보를 반영한 네비게이션처럼 경로를 바꾸기도 하면서 최적의 성과를 추구한다.

"지금까지 일하던 방식도 수시로 점검한다."

애자일의 핵심 가이드라인 중에 하나는 경험주의(empiricism)이다. 증거에 기반한 지식 추구를 뜻한다.

애자일 환경에서 프로젝트 매니저는 업무를 추진하면서 끊임없이 아이디어를 검증해야 한다. 어떤 아이디어가 효과가 있고, 어떤 아이디어가 효과를 발휘하지 못하는지 평가하고, 이러한 행위를 반복하면서 학습을 이어나간다. 전통적인 프로젝트 관리 기법들 중에서도 애자일 환경에 먹히는 게 있고, 먹히지 않는 게 있다.

한 은행은 새로운 금융상품 아이디어를 기획하고 상품화하는 데 6개월을 소요했다. 그런데 표준적인 상품 개발 과정에서 마지막에 거치게 되는 법무 검토에서 법률에 위배된다는 의견을 받게 된다.

일반적인 상품 개발 과정을 절차대로 준수했음에도 6개월의 작업이 날아가는 큰 낭패가 아닐 수 없다. 해당 프로젝트 팀은 상품 구체화를 마친 이후에 법무 검토를 받아야 한다는 프로세스에 문제를 제기하며, 격주에 한번씩 법무 담당자가 상품 개발 회의에 참석하도록 회사에 건의하였고 수개월의 작업을 마친 뒤에 당혹스러운 일이 발생하지 않게 하였다.

Google의 X 프로그램 담당자인 Astro Teller는 열정적인 회의론(enthusiastic skepticism)을 강조한다. 계속적으로 피드백을 구하고, 현재 조직이 처한 맥락에 맞춰 업무 프로세스를 끊임없이 개선하는 것을 의미한다. 동료들에게 자신의 업무가 어떻게 그들을 돕고 있는지 이야기하고, 어떻게 하면 더 많은 도움을 줄 수 있는지 의견을 구한다. 팀 구성원들과 업무 수행 내용을 반추하며, 비난이나 지적도 능동적으로 수용한다. 이러한 과정을 통해 학습하며, 동료와 고객들의 니즈에 부응하기 위해 더 개선하고 더 적응하려 노력한다.

어떤 변화는 기존에 해왔던 업무 방식과 불가피하게 충돌이 생길 수 있다. 그러나 이는 팀이 변화하는 상황에 최적으로 진화하기 위해 반드시 필요한 과정임을 이해한다. 

요컨대 애자일 환경이 프로젝트 관리의 종말을 의미하지는 않는다. 그러나 프로젝트 관리자도 변화하는 환경에 적응하지 않으면 도태될 수 있음을 뜻한다. 

Source: Jeff Gothelf (May 2021), "How Project Managers Can Stay Relevant in Agile Organizations", HBR Blog