파워포인트가 줄어야 프리젠테이션이 산다

Jeff Bezos 등 주요 경영자들은 파워포인트(또는 프리젠테이션) 사용을 싫어한다고 한다.

그도 그럴 것이 파워포인트는 숙성되지 않은 엉성한 생각을 전달하기도 하고, 청중들에게 일일이 떠먹여주듯이 미주알 고주알 정보를 담기도 한다. 파워포인트를 문서로 옮기고, 쓸데없는 내용들을 걷어 내면 1/10의 시간만으로 핵심을 전달하고 이해시킬 수 있다.

프리젠터를 돕기 위해 만들어진 파워포인트가 오히려 커뮤니케이션의 효과성을 떨어뜨리는 게 아이러니하다.

파워포인트에 대한 부정적 인식에도 불구하고 파워포인트를 제대로 활용하려면, 파워포인트의 수를 줄여야 하고, 전달하는 파워포인트에 집중력을 높여야 한다.

"프리젠테이션으로 얻고자 하는 것(goal)이 무엇인가?"

특정한 의사결정을 얻기 위한 게 아니라면, 굳이 구구절절 프리젠테이션을 할 필요가 없다.

사람들은 다양한 이유로 시간 낭비가 될 프리젠테이션을 진행한다. 배경 지식을 설명하거나, 여러 사람들에게 정보를 제공하거나, 또는 모든 이들을 한 장소에 모으고 장광설을 늘어 놓으면서 자신의 존재감과 영향력을 보여주기 위해서.

대략 1/3의 프리젠테이션은 단순히 정보를 제공하기 위한 목적으로 이루어진다.

얻고자 하는 의사결정 사항을 처음부터 명확히 하고 프리젠테이션을 진행하면 중요한 포인트에 청중의 집중도를 높일 수 있고, 두서 없고 지루한 내용들을 상당히 걷어낼 수 있다. 자연히 파워포인트의 양도 줄어들고 간결해진다.

"참석자들의 의사결정에 필요한 최소한(minimum)의 정보는?"

대부분의 사람들은 정보 과다에 처해있다. 심지어 요청하지 않은 정보를 제공하는 게 폐가 되는 상황이다.

참석자들에게 의사결정을 요청하려면, 현명한 의사결정에 필요한 딱 그만큼의 정보를 제공하는 게 필요하다. 이런 취지만 염두해도 프리젠테이션의 절반을 자를 수 있다. 많은 경우에 필요한 정보가 그리 많지 않아서 굳이 프리젠테이션 없이 대화만으로도 의사결정을 이끌어낼 수 있음을 깨닫게 될 것이다.

의사결정에 필요한 정보가 많다면 요약 문서(briefing document)를 작성해 미팅 시작 때 참석자 전원에게 3분 내외로 읽을 수 있는 시간을 주는 것도 효과적이다. 요약 문서를 만드는 것은 파워포인트에 아웃라인만 담아내는 것 보다 더 많은 시간과 노력이 요구된다. 하지만 요약 문서를 스토리 형태로 간결하고 논리정연하게 작성하는 과정에서 발표자의 생각이 더욱 선명하게 다듬어지게 된다. 요약 문서를 제공하면 파워포인트로 동일한 내용을 설명할 경우 10배가량 더 소요될 수 있는 미팅 시간도 단축할 수 있다.

또한 중요한 의사결정일 경우에, 파워포인트에 담기지 않은 내용들에 대해서도 누군가 질문을 던질 수 있다. 이런 상황에 대처하는 최악의 방법은 프리젠테이션에 모든 가능한 내용들을 구겨 넣는 것이다.

의사결정에 필요한 최소한의 정보(minimum amount of information)를 담는다는 기본 원칙을 다시금 상기해야 한다. 가능한 즉석에서 답변을 하거나 상세한 내용이 담긴 추가적인 자료를 별도로 준비해 놓는 것도 좋다. 또는 준비하지 못한 내용에 대해서는 솔직히 모르겠다고 인정하고 확인후 알려주겠다 거나, 질문의 내용이 참석자 모두에게 해당하는 게 아니니 미팅 이후에 논의하자고 말할 수 있는 용기도 필요하다.

"결론이 없는 프리젠테이션은 시간낭비이다."

모든 프리젠테이션에는 끝맺음(closing)이 필요하다. 파워포인트에 아무리 많은 공을 들였더라도, 결론 없는 미팅은 참석자 모두의 시간을 허비하게 할 뿐이다.

미팅의 말미에는 지금까지 논의된 내용과 결과를 요약하는 시간이 필요하다. 그리고 참석자들에게 결론과 의사결정 여부에 동의하는 지 확인한다. 대다수가 동의하면 결정에 이른 것이며, 그렇지 못하다면 다음 모임을 기약해야 한다. 그리고 미팅 직후에는 미팅에서 논의된 내용과 그 결과, 후속 행동에 대해 요약해 참석자 및 관련자들에게 공유한다.

요컨대 프리젠테이션의 목적과 최소한의 정보 전달 방식만 염두해도 엉성한 파워포인트의 양과 미팅 시간을 상당 부분 줄일 수 있다. 이것만 지켜도 조직내에서 높은 인기를 얻을 수 있을 것이다.

Source: Geoffrey James (Aug 2020), "How to Eliminate PowerPoint, Even If You're Not Jeff Bezos", Inc.