회의 시간을 90% 줄이는 노하우. 미팅도 골프 스윙처럼 하라

회의에 대한 대부분의 조언들은 "어떻게(how) 효율적으로 진행하는가"에 초점을 맞춘다. 그러나, 진정으로 회의 활동을 혁신하고 싶다면, "무엇을(what) 회의하느냐" 부터 시작해야 한다. 회의를 아무리 효율적으로 진행한다고 하더라도, 애초부터 잘못된 내용을 다룬다면 무슨 의미가 있는가?

대부분의 미팅 시간은 헛되이 버려진다. 왜냐면, 잘못된 목적으로 진행되고 있기 때문이다.
(Most meeting time is wasted because people aim at the wrong target.)

똑 같은 주제에 대해 회의를 얼마나 신속하게 진행하는가가 중요한게 아니다. 처음부터 회의 빈도를 줄이는 것이 비결이다.

회의의 유일한 목적은 "의사결정하고 실행하는 것(to decide and commit)"이다.

토론하거나(discuss), 새로운 사실을 공유하거나(update), 어떤 일을 살펴보거나(review), 정보를 전달하거나(inform), 보고나 발표를 하거나(report and present), 점검하거나(check), 대화를 나누거나(dialogue), 평가하거나(evaluate), 생각하거나(think), 고려하거나(consider), 교육하는(educate) 것 등등은 회의의 궁극적인 목적이 아니다.

물론, 의사결정과 실행을 위해서 정보를 공유하고, 진척 내용을 모니터링하고, 새로운 사실을 공유하고, 자료들을 살펴보고, 토론하고, 옵션들을 분석하고, 비용과 혜택을 평가하는 작업들이 필요하다.

그러나, 이런 것들은 회의의 최종 목적이 아니라 중간 과정들이다. 최종 목표는 행동(perform)하는 것이 되어야 한다. 좋은 회의의 비결은 바로 의사결정과 실행에 주력하는 것이다.

"Swing through the ball"

테니스와 골프를 배워본 사람이라면 코치에게 듣는 가이드가 있다. 공을 치지 말고, 스윙에 집중하라. 공을 딱 맞추는데 온힘을 기울이다보면 스윙 자세가 짧아지고, 결과적으로 공을 치는 힘도 줄어들게 된다. 물론, 공을 맞추어야 하지만, 공을 맞추는게(swing at the ball) 아니라 스윙을 끝까지(swing through the ball) 힘있게 마무리하는게 목적이 되어야 한다.

바로 이 마인드가 회의에도 그대로 적용된다. 회의를 할 때도 "의사결정과 실행"을 목적으로 삼아라. 단순히 토론하기 위해서 회의를 가지게 되면, 당신은 회의에 들이는 노력을 줄이게되고 미팅에 소요되는 스윙의 힘이 감소하게 될 것이다. 회의의 궁극적인 목적은 이야기(talk)하는게 아니라 실행(do)하는 것이다.

그런데, 수많은 사람들이 단순히 이슈에 대해서 이야기를 나누는 것만으로도 그 이슈가 마법처럼 풀릴 것이라는 허황된 믿음을 가지고 있다. 그들은 무언가에 대해 일하고 있음(working)을 뿌듯하게 여기고, 무언가 해야 될 것(ought to be done)에 대해 의견을 표출하기만 한다. 그러나, 회의가 끝난 이후에도, 그 모든 시간을 이야기(talking)하는데 공을 들였음에도 불구하고, 그 이슈는 여전히 풀리지 않은채 남아있게 된다.

"An expensive proposition"

미팅은 모든 참석자들이 같은 시간에 같은 공간에 모이는 것을 필요로 한다. 그야말로 값비싼 행위이다. 이러한 투자를 정당화할 수 있는 유일한 목적은 한 가지이다. 선택가능한 대안들을 인터렉티브하게 제안하고 평가하는 것, 그리고 가장 효과적이라고 여겨지는 옵션을 실행하기 위해 집단적으로 의사결정을 내리고 헌신을 약속하는 것이다.

이외에 진척도를 공유하고 정보를 공유하고, 아이디어 제안을 하고, 모르는 것을 분명하게 질문하는 것 등등은 굳이 미팅이 아니더라도 진행할 수 있다. 회의는 참석자들이 인터렉티브하게 상호작용할 수 있는 주제를 다루는 것이 바람직하다. 다른 일들은 메일이나 게시판, 온라인 도구와 프로그램 등으로 대체하라.

그리고, 회의에는 문제에 직접적으로 관련된 사람들이 참석해야 한다. 누구도 토론 내내 자리만 지키고 있어서는 안된다. 참석자 모두가 참여해, 의사결정과 실행에 기여할 수 있어야 한다.

당신이 최근에 또는 앞으로 생각하고 있는 회의가 있다면, 회의 어젠다 중에 "토론(discuss)", "리뷰(review), "새로운 내용 공유(update)" 등의 의사결정과 관련되지 않은 단어들에 빨간 줄을 그어보라.

그리고, 다음 3가지 질문을 스스로에게 던져보라.

1. 이번 회의를 성공적으로 진행하면, 우리는 무엇을 다르게 실행할 수 있을가?
What wil we do differently if we succeed in this meeting?

2. 이것을 달성하기 위해, 우리가 왜 이 회의를 해야 하는가?
Why do we need to meet to accomplish this?

3. 우리 팀의 목적을 달성하는데, 이 회의가 어떤 도움을 줄 수 있는가?
How will this help us further the goal of the team?

당신은 지금까지 일상적으로 진행해왔던 회의의 90%를 줄일 수 있을 것이다.

Source: 링크드인 아티클