회의 생산성을 높이기 위한 5단계

수년 전 Microsoft의 조사에 따르면, 직장인들은 매주 평균 5.6시간을 회의로 보낸다. 그런데, 미국 회사원들의 71%가 이런 미팅이 생산적이지 못하다고 여기고 있었다.

회의를 어떻게 효과적으로 진행할 수 있을까?

1. Consider your desired outcome.

회의실을 예약하고 초청 이메일을 돌리기 전에, 잠시만 생각하라.

이 미팅을 통해 얻고자 하는 것은 무엇인가? 누가 참석해야 하는가? 미팅을 마친 후에는 어떤 결과물을 기대하는가? 당신은 이 회의를 통해, 어떤 영향을 미치고 싶은가?

회의의 목적과 한계를 충분히 인지한 후에야, 기대하는 결과를 얻을 수 있다. 어쩌면, 이메일을 보내거나, 전화 통화를 나누고, 담당자를 짧게 방문하는게 회의를 주최하는 것보다 더 신속하고 효과적일 수 있다.

2. Create an agenda.

회의의 목적과 바라는 결과를 명확히 한 다음에는, 회의 어젠다를 마련해야 한다.

어젠다는 참여자들에게 논의할 주제(topics of discussion)를 간략히 소개하며, 진행 배경(context)과 범위(scope)를 명시하고, 핵심 이슈들(key issues)을 밝히고, 바라는 목표(desired objectives)를 제시한다.

회의에 앞서, 어젠다를 발송함으로써 참가자들은 미리 준비할 기회를 가진다. 회의 시간을 낭비하지 않기 위해, 필요한 정보는 미리 배포하고 미팅 시간에는 해당 어젠다 논의에만 집중하라.

3. Identify and invite key participants.

회의에 참석해야 할 핵심 인물들을 선정하라. 더도 말고 덜도 말고, 필요한 사람들만. 회의 어젠다를 명확히 했다면, 참석자 리스트를 손쉽게 만들 수 있을 것이다.

사적인 또는 정치적인 이유로 특정 인물을 배제하지 마라. 회의 결과에 따라 영향을 받는 직원이나 팀, 부서 담당자는 가능한 참석시켜라.

4. Present the issues and stay focused on the goal.

정시에 시작해 정시에 마쳐라. 회의에 필요한 자료나 장비 등이 있다면 회의 전에 준비해서 미팅룸에 미리 배치해두어라. 장비를 설치하느랴 회의 시간을 축내지 않고, 또 약속한 시간을 넘기지 않고 회의를 마치면 참석자들은 당신의 노고에 감사할 것이다.

일단 회의가 시작되면, 명확하게 이야기하고 상대를 존중하며 건설적으로 커뮤니케이션 함으로써 참석자들이 따라할 수 있는 모범을 보여라. 모든 참석자들이 대화에 참여할 수 있도록 격려함으로써, 어느 한 참석자라도 소극적으로 참여해 시간을 낭비하지 않게끔 하라.

회의가 어젠다에서 벗어나지 않고 초점을 유지하도록 유도한다. 좀 더 심층적으로 논의할 필요가 있는 주제나 어젠다에서 벗어난 주제가 제기될 경우, 다음 후속 미팅으로 넘길 것인지 판단해 대응한다.

5. Wrap-up the meeting.

약속된 시간에 공식적으로 갈음하라. 기획된 어젠다가 모두 다루어졌거나, 정해진 시간이 끝나가면 미팅을 마무리하라. 회의 말미에 대두된 새로운 이슈를 계속해서 다루고 싶은 욕구를 참아라.

회의 마무리(wrap-up)는 미팅에서 논의된 내용을 확인(confirm)하고 명확히(clarify) 하며, 요약(recap)하는 것이다. 그리고, 모든 참석자들의 이해(understanding)를 확인한다.

더불어, 해당 회의가 원래 주최했던 목적을 달성했는지 확인한다. 목적이 달성되지 않았다면, 추가적으로 다루어야 할 이슈를 제시하거나, 후속 액션을 제안하거나, 필요시엔 다음 미팅 스케줄을 잡아라.

미팅을 마친 후에는 참가자 및 관련자들에게 적절한 시간 내에 신속하게 회의록과 결정 사항 등을 발송하라. 그리고, 사람들에게 피드백을 요청하라.

Source: Peter Economy, "5 Steps to Great Meetings", Inc.