리더들을 위한 효과적인 회의 진행 Tip

효과적인 미팅을 위해선, 회의 안건(agenda)이 명확해야 한다.

더 중요한 것은 안건이 얼마나 적합(relevance)하고 중요(importance)한가이다. 그리고 진행자가 논의 안건을 어떻게 효과적으로 참석자들에게 전달하느냐에 회의의 성과가 달려 있다.

"논의 주제(topic)가 아니라, 질문(question)을 제시한다."

예컨대, '예산에 대한 논의'라고 안건을 제시하지 말고, '이번 회계년도 말까지 10억원을 절감하려면 어떻게 해야 하는가?'로 표현한다.

'고객 응대 개선' 보다는, '평균 고객 응대 시간을 25% 단축시키기 위한 주요 방안은 무엇인가?'.

'전략 실행력 강화'라는 안건 보다는, 좀 더 구체적으로 '회사가 모니터링해야 할 주력 핵심 시장의 위협 요인은 무엇이고, 이에 대응하기 위해 개선해야 하는 내부 업무 프로세스는 무엇인가?'로 제시한다.

질문을 접하면, 논의 주제의 의미를 좀 더 깊이 있게 고민하게 되고 전략적 사고도 촉진된다. 모임 개최의 이유가 선명해지고, 회의 참석자를 선정하는 것도 좀 더 용이해진다. 해당 질문에 답하고 함께 논의할 수 있는 사람으로 구체화되는 것이다. 미팅이 언제 끝나야 할지도 명확해진다. 질문에 대한 답이 만족스러울 만큼 나오면 회의가 종료된다.

"질문은 구체적이고 도전적이어야 한다."

목표 설정 이론(goal setting theory)에 따르면, 목표는 사람들의 열정을 북돋우고 주의력을 높이며 인내력을 향상시키고, 결국 더 나은 성과를 끌어낸다. 모호하게 '최선을 다하자'라는 목표 보다는, 구체적인 목표가 더 높은 효과를 발휘한다.

회의에서 제시하는 질문도 마찬가지이다. 질문이 구체적일수록 참석자들은 당면한 문제를 명확히 이해하고, 답을 찾기 위해 몰입하고 회의 과정에 적극적으로 참여하게 된다. 어렵지만 그래도 한 번 해 볼만한 목표가 사람들의 열의를 끌어내듯이, 회의 질문도 참석자들의 도전 의식을 부추길 수록 더 효과적이다.

"회의 때 제시할 질문이 딱히 없다면..."

질문을 활용한 진행 방식은 회의에 명확한 초점을 만들고, 회의 시간 동안 구체적인 답을 얻을 수 있도록 돕는다.

만약에 회의에서 제시할 질문이 떠오르지 않는다면, 아직 회의를 진행할 준비가 안되어 있거나 굳이 회의가 필요 없다는 싸인일지 모른다. 미팅에 참석할 사람들에게 다른 업무에 할애할 시간을 선사하는 게 더 생산적일 수 있음을 염두하라. 그들도 당신에게 감사해 할 것이다.

Source: Steven Rogelberg (Feb 2020), "How to Create the Perfect Meeting Agenda", HBR Blog